Die Software im Einsatz
Nachfolgend haben wir für Sie die Antworten auf die uns meist gestellten Fragen zusammengestellt. Sollte es hier keine Lösung für Ihr Anliegen geben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren und wir helfen Ihnen gerne weiter.
Optimalerweise melden Sie den neuen zuständigen Kollegen zu einer Schulung bei uns an. Nur so kann er von Grund auf alle nötigen Funktionen richtig kennenlernen und zuvor eventuell eingeschlichene Fehler im Umgang mit der Software werden nicht weitergegeben.
Sollten Sie nicht mehr genügend Lizenzen haben um Ihren Bedarf decken zu können, wenden Sie sich ganz einfach an unseren Vertrieb unter vertrieb@accenon.de oder unter der Nummer +49 (0) 71 31 / 90 220 – 22. Sie erhalten dann ein Angebot über die entsprechend benötigte Lizenzerweiterung.
Häufig werden von der Personalabteilung Arbeiten durchgeführt, die nicht in deren Verantwortungsbereich gehören. So werden beispielsweise Fehlbuchungen der Mitarbeiter von der Personalabteilung ermittelt und die Korrekturen in Telefonaten oder mittels Papieranträgen von den Mitarbeitern und/oder Vorgesetzten eingeholt. Dies erfordert unnötige Arbeitsschritte, denn nur der Vorgesetzte oder Teamleiter kann diese Daten qualifiziert liefern. Daher bietet es sich an, den Vorgesetzten die Korrekturmöglickeiten direkt zu geben. Mit Hilfe von Standardauswertungen, z.B. dem Fehlerbericht, welche auch zeitgesteuert versendet werden können, oder Fehlerfiltern unter „Bewegungen – Buchungen“ ist es für die Vorgesetzten ein nur kaum merklicher Mehraufwand, die Korrekturen direkt durchzuführen. Die Personalabteilung bleibt dabei außen vor.
Optimal ist der Einsatz des Webmoduls „Antragswesen für Abwesenheiten“, das z.B. Urlaubsanträge ersetzt. Mitarbeiter erfassen die Anträge direkt im System, die Anträge werden nach Freigabe durch den oder die Vorgesetzte(n) direkt in der Zeiterfassung verbucht.
Für die Buchungskorrekturen gibt es das Webmodul „Buchungen“. Hier können die Buchungskorrekturen beantragt und genehmigt werden und sind danach direkt im System erfasst, ohne Zutun der Personalabteilung. Alternativ kann auch eine direkte Erfassung durch die Mitarbeiter eingestellt werden, sprich ohne Antrag.
Sie sparen durch die Module also nicht nur Zeit aufgrund schlankerer Prozesse, sondern auch Papier und schonen so die Umwelt.
Ein Mitarbeitervertreter ist dafür zuständig den Antrag eines Mitarbeiters zu genehmigen, bevor der Antrag zu dem/den Vorgesetzten gelangt. Somit kann vermieden werden, dass sich gegenseitig vertretende Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind, bzw. dass ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag ohne vorhandene Vertretung stellt.
Ein Vertreter vertritt den Vorgesetzten in dessen Abwesenheit.
Ändern sich die Arbeitstage, also z.B.: der Mitarbeiter arbeitet bisher Montag und Mittwoch und soll zukünftig Dienstag und Donnerstag arbeiten, so prüfen Sie bitte, ob bereits Abwesenheiten in der Zukunft im Personenkalender erfasst sind. Diese müssen gegebenenfalls auf die neuen Arbeitstage umgebucht werden.
Wenn Sie Urlaub auszahlen, können Sie dies unter „Bewegungen – Urlaub“ mit entsprechender Bemerkung erfassen. WICHTIG: Die Werteingabe muss mit negativem Vorzeichen erfolgen ( – ). Der Wert wird dann vom Urlaubsanspruch subtrahiert. Eine Erfassung ohne Vorzeichen oder mit positivem Vorzeichen ( + ) addiert den Wert auf den Urlaubsanspruch.
Bitte beachten Sie weiter: Da die Urlaubsansprüche in der Regel nicht an das Lohnprogramm übermittelt werden, muss die Auszahlung im Lohnprogramm manuell erfasst werden.
Die Auszahlung von Überstunden werden unter „Bewegungen – Zeitkontenwerte“ vorgenommen.
Die dargestellten Konten ergeben sich aus Ihren individuellen Rechenregeln, welche im Rechenregelprotokoll definiert sind. Sollten Sie dieses nicht haben, wenden Sie sich gerne an uns. Gibt es bei Ihnen zum Beispiel ein Auszahlungskonto, können Sie die ausgezahlten Stunden auf diesem Konto erfassen. Ist das Konto mit einer Lohn- oder Gehaltsart verknüpft, so erfolgt der Abzug bei der nächsten Übergabe an Ihr Lohnprogramm. Haben Sie kein Auszahlungskonto, das mit einer Lohn- oder Gehaltsart verknüpft ist oder Sie machen keine Übergabe an ein Lohprogramm, so können Sie die Korrektur als Minus über ein entsprechendes Korrekturkonto erfassen, müssen die Auszahlung im Lohnprogramm dann aber manuell durchführen.
Um Buchungsfehler zu erkennen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
1. Sie können sich unter „Berichte – Bewegungsberichte – Fehlerbericht“ einen Fehlerbericht ausgeben lassen.
2. Sie können sich die Buchungsfehler unter „Bewegungen – Buchungen“ anzeigen lassen. Setzen Sie dazu zunächst im Reiter „Filter“ den Haken bei „Nur Fehler“. Wählen Sie nun im Reiter „Übersicht“ den gewünschten Zeitraum und setzen Sie den Haken bei „Filter anwenden“. Klicken Sie nun den Button „Aktualisieren“, werden Ihnen alle Fehler, bspw. Kommen fehlt, Gehen fehlt, Mitarbeiter hat Sollzeit und keine Buchungszeit, angezeigt. Durch Doppelklick auf den Datensatz können Sie nun die Einzelkorrektur des Mitarbeiters öffnen und den Fehler korrigieren.
Hinweis: Optimalerweise sollte im Reiter „Einstellungen“ das Kontrollkästchen „Datensatz-Navigator bei Bearbeitung der Übersicht umstellen“ aktiviert sein. Dies ist in der Regel bereits voreingestellt. Die Funktion ermöglicht, dass Sie sich beim Navigieren (Weiterblättern über die Pfeil-Taste) aus der Einzelkorrektur heraus nur innerhalb der gefilterten Ergebnisse bewegen. Sprich der gesetzte Filter wird auch auf die Navigation innerhalb der Datensätze angewendet.
Ja. Beim Fehlerbericht, sowie auch bei einigen anderen Berichten, können Sie eine zeitgesteuerte Verwendung einstellen, um zu von Ihnen definierten Zeiten den Bericht automatisch drucken oder per E-Mail versenden zu lassen.
Unter der Registerkarte „Zeitgesteuert“ können Sie die entsprechenden Einstellungen dazu vornehmen. Für die Einstellung „Druckzeitraum“ gelten folgende Werte:
-1 = Vortag/vorige Woche/voriger Monat/voriges Jahr
0 = aktueller Tag/aktuelle Woche Mo-So/aktueller Monat/aktuelles Jahr
1 = Folgetag/-woche/-monat/-jahr